Vorstellungsgespräch

Tipps und Hinweise

Informationsquellen für persönliche Gespräche

Als Unternehmensvertreter oder Bewerber gehört zur Vorbereitung auf ein persönliches Gespräch, dass Informationen eingeholt werden.

Die Informationen über den Bewerber ergeben sich aus den Bewerbungsunterlagen ergänzt um z.B.

das Polizeiliche Führungszeugnis oder

die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister oder

eine Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei

(Creditreform, InfoScore) oder

eine SCHUFA-Auskunft

Als Informationsquellen über das Unternehmen kommen in Frage eignen sich besonders

Presseabteilung des Unternehmens
mit Jahresberichten und Imagebroschüren bzw. Internetseite

eBundesanzeiger

Alle Kapitalgesellschaften (GmbH / AG) sind verpflichtet Ihre Geschäftsabschlüsse zu veröffentlichen. Unter www.ebundesanzeiger.de können Sie die letzten Abschlüsse Ihres Arbeitgebers und die aktuellen Veröffentlichungen recherchieren.

Industrie und Handelskammer

Wirtschaftsauskunfteien
Die Datenbank der Creditreform oder Schimmelpfennig begleiten die wirtschaftliche Entwicklung von Unternehmen

Wirtschaftsverlage
Informationsdienste wie Hoppenstedt (www.hoppenstedt.de) oder Genios (www.genios.de) bieten Firmen- und Branchendatenbanken über das Internet an.


Fragetechniken und Frageformen

  • offene Fragen
    Alle Fragen mit W... und offene Fragen sind sehr geeignet um etwas über den Bewerber zu erfahren. Wichtig ist, dass der Tonfall und die Mimik keine „Richtung“ angibt.
  • geschlossene Fragen
    In der Regel ungünstig, weil der Informationswert gering ist. Aber für Nachfragen oder um die Entscheidungsfähigkeit zu testen sicher sinnvoll.
  • Direkte Fragen
    Gut geeignet um Meinungen, Einstellungen und Wertungen des Bewerbers zu erfahren, wenn dieser nicht frei reden will.
  • Suggestionsfragen
    Hier wird eine emotionale Antwort vom Bewerber gefördert.
  • Provokative Fragen
    Geeignet für die Überprüfung der persönlichen Haltung und die Beurteilung der Belastbarkeit.
  • Mehrfachfragen
    Ungeeignet, weil der Bewerber die Wahl hat, welche er beantworten will. Steuerung beachten.
  • Negativfragen
    Können das Gespräch belasten und sollten nach der Antwort wieder abgefedert werden.

Alle Fragen in einem Personalauswahlverfahren lassen sich grob in folgende Muster einordnen:

Faktenfragen
Es handelt sich um Fragen zu Fakten aus den vorliegenden Bewerbungsunterlagen oder bereits im Gespräch vorgetragene Fakten. Diese Fragen dienen dem Einleiten, Vertiefen oder Hinterfragen von bestimmten Fakten.

Mit „einleiten“ ist z.B. eine Situation gemeint, in der über den Schulabschluss => die Schulsituation damals => die Wiederholung einer Klasse gesprochen werden soll.

„Vertiefen“ bedeutet, dass Fakten im Lebenslauf bzw. Beweggründe dieser Fakten beleuchtet werden sollen.

Mit „hinterfragen“ sind alle Umstände gemeint, bei denen Aussagen des Bewerbers als Fakt angenommen werden und durch den Interviewer hinterfragt werden.

Erzählfragen
Hier wird dem Bewerber die Möglichkeit gegeben, von sich in seiner Sprache zu erzählen oder eine Situation einzuschätzen oder seine Meinung zu erläutern.

Bewertungsfragen
Bei dieser Frage soll der Bewerber Stellung beziehen, d.h. seine Meinung klar und verständlich äußern. Gleichzeitig bietet dieser Fragentyp dem Interviewer die Möglichkeit die Aussagen des Bewerbers mit der betrieblichen Praxis zu vergleichen, z.B. „Wie stellen Sie sich den idealen Chef vor?“

Einschätzfragen
Diese ermöglichen den Einblick in die Persönlichkeit des Bewerbers und sein Blickfeld. „Schaut der Bewerber über den Tellerrand?“.

Handlungsfragen
Auch dieser Fragetyp eignet sich, um die Reaktion und die Reaktionsmuster des Bewerbers zu erfahren. Wann würde der Bewerber >autoritär< oder wann >kooperativ< reagieren. Natürlich bietet die Antwort des Bewerbers die beste Möglichkeit diese zu hinterfragen und ggf. mit einer Konfliktsituation seine Persönlichkeit zu testen.


Das Telefoninterview
Immer häufiger wird in das Auswahlverfahren ein Telefoninterview einbezogen. Ziel dieses Telefoninterview ist es, den Bewerber in einer möglichen Alltagssituation zu erreichen und durch diese Situation die Analyse der Bewerbungsunterlagen zusätzlich zu unterstützen. Gleichzeitig ist das Telefoninterview eine kostengünstige Möglichkeit den Kreis der Bewerber für die persönlichen Vorstellungsgespräche weiter zu selektieren. Folgende Zielsetzungen sind möglich:

Ergänzungsinterview
Beim Abgleich zwischen dem Anforderungsprofil des Unternehmens zu den Bewerbungsunterlagen können hier Faktoren ergänzt werden.

Verstärkungsinterview
Durch gezielte Fragen kann die Zielmotivation oder bestimmte Fähigkeiten des Bewerbers besser, kostengünstig und doch persönlich hinterfragt werden.

Kontrollinterview
Vor einer Entscheidung aufgrund der Bewerbungsunterlagen können durch das Telefoninterview Analyseergebnisse hinterfragt und ggf. korrigiert werden.

Als Nebenziel steht immer, den Bewerber in der Alltagssituation zu überraschen bzw. aus seinem „privaten Umfeld“ weitere Informationen zu erhalten. Der Bewerber bleibt in seiner gewohnten Umgebung und muss plötzlich mit dieser Situation umgehen, seine Flexibilität und seine persönlichen Prioritäten werden dabei mitgetestet.

Das Telefoninterview baut auf den Bewerbungsunterlagen oder der Beschreibung der jetzigen Tätigkeit auf und bezieht sich hauptsächlich auf den bisherigen Werdegang. Weiterhin können bestimmte Merkmale und Fähigkeiten des Bewerbers nachgefragt werden.

Um die Aufschlüsse über das Umfeld zu erhalten, eignen sich Anrufe am Abend oder frühmorgens bzw. am Samstag besonders. Z.B. am frühen Abend zum Abgleich, wann der Bewerber am meisten nach Hause kommt bzw. welche Auskunft die/der Partner zu den gewöhnlichen Arbeitszeiten gibt.

Vor dem Anruf auf dem Handy bzw. am Arbeitsplatz sollte immer der erste persönliche Eindruck durch die Anwahl der Privatnummer stehen. Hier können Umweltfaktoren, z.B. Kinder oder Anrufbeantworteransagen, bzw. Auskünfte der PartnerIn bzw. Mitbewohner weiteren Aufschluss über den Bewerber und sein persönliches Umfeld geben. Z.B. wird bei der Auswahl der Auszubildenden immer der Aspekt hinterfragt: „Was sagen die Eltern zu diesem Berufswunsch?“ In einem Telefoninterview kann diese Frage direkt an die beteiligten Eltern gestellt werden.


Leitfaden für ein Telefoninterview :

  • Vorstellung des Anrufenden mit Titel und Position
  • Grund des Anrufes
    (Empfehlung: Ergänzungsfragen zur vorliegenden Bewerbung und Ergänzung der offenen Fragen oder erstes persönliches Kennen lernen)
  • Vereinbarung über die Situation um dem Bewerber Sicherheit zu vermitteln./
    („Haben Sie jetzt einen Augenblick Zeit für mich?“ oder „Ich hätte da noch ein oder zwei Fragen zu Ihrer Bewerbung, passt es Ihnen im Moment?“)
  • Startphase
    Als Überleitung bietet sich die konkrete Frage zu besonderen, in der Bewerbung beschriebenen Fähigkeiten oder Fortbildungen, an.
  • Auch die Frage nach dem Bewerbungsgrund bzw. Bewerbungshintergrund oder was für das Unternehmen als neuer Arbeitgeber spricht ist ein guter Start.
    Hierauf lässt sich z.B. aufbauen und die dem Bewerber vorliegenden bzw. bekannten Informationen über die Branche, das Unternehmen, die ausgeschriebene Position oder sein jetzige Tätigkeit hinterfragen.
  • Vertiefungsphase
    Der Lebenslauf bzw. die durchgeführte Lebenslaufanalyse wird hier genauer hinterfragt, z.B. bestimmte Fortbildungen oder Qualifikationen, die jetzige Tätigkeit mit der übertragenen Verantwortung oder Vollmachten, die Zielmotivation für die Bewerbung und den weiteren Werdegang und mit dem Anforderungsprofil des Unternehmens verglichen.
  • Bestätigungsphase
    Hier sollte der Bewerber über die Wichtigkeit der Informationen und eine Danksagung für seine Unterstützung in seiner Person bestätigt werden. Auch können wichtige Punkte, z.B. bestimmte Erfahrungen oder Qualifikationen oder Soziales Engagement, hervorgehoben werden, damit der Bewerber am Ende ein positives Gefühl (WIN-WIN-Prinzip) für den weiteren Weg seiner Bewerbung hat.
  • eder Kontakt mit dem Bewerber ist die Möglichkeit der positiven Darstellung des Unternehmens und damit die Visitenkarte des Unternehmens.
  • Beendigungsphase
    Nach der Bestätigungsphase sollte dem Bewerber die Möglichkeit gegeben werden offene Fragen zu stellen. Ggf. sollten Informationen über das Bewerberverfahren, z.B. Anzahl der Bewerber zu beabsichtigten Gesprächen, oder wie seine persönliche Bewerberchance, besonders nach diesem Gespräch aussieht, weitergegeben werden.

Weiterhin ist eine Vereinbarung möglich, z.B. Nachreichung von Unterlagen zur Vervollständigung der Bewerbungsunterlagen oder die Absprache eines persönlichen Gesprächstermins.


Das Vorstellungsgespräch

Das Vorstellungsgespräch gliedert sich in

  1. Vorbereitung
  2. Einleitung
  3. Fragen an den Bewerber
  4. Informationen über das Unternehmen
  5. Fragen des Bewerbers
  6. weitere Vereinbarungen

Die Vorbereitung
Mit dem Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle und dem Ergebnis der Analyse der Bewerbungsunterlagen sollte aus dem Fragenkatalog die entsprechenden Fragen herausgesucht werden.

Weiterhin ist die Unternehmenspräsentation und ggf. Unterlagen oder Informationsbroschüren zu überdenken. Die Unternehmenspräsentation als Visitenkarte des Unternehmens mit der Informationsbroschüre muss geübt sein. Auch sollte der kompetente Unternehmensvertreter für Fragen des Bewerbers über das Unternehmen und die aktuellen Entwicklungen des Unternehmens und der Branche bestens informiert sein.

Z.B. werden von Großunternehmen oder Gesamtverbänden der Branche Informationsblätter / Presse-zusammenschnitte erstellt, der Personalauswähler sollte in diese Verteiler mit aufgenommen werden.

Ich empfehle höchstens 4 Bewerbungsgespräche an einem Tag, hierbei sollten 30 Minuten Vorbereitung, Gesprächsdauer von 45 bis 90 Minuten und mindestens 15 Minuten Nachbereitung eingeplant werden.

Die Einleitung
Die Einleitung sollte den Unternehmensvertretern und dem Bewerber die Möglichkeit des „frei Redens“, d.h. in der Präsentationstheorie benötigen alle Beteiligten ca. 5 bis 10 Minuten um sich auf dieses Gespräch einzustellen.

Hierzu dient die Einleitungsphase hervorragend. Weiterhin soll durch eine Kurzvorstellung der Unternehmensvertreter und des Gesprächsablaufes sowie der weiteren Vorgehensweise Spannungen und Ängste beim Bewerber abgebaut werden. Hier eine kleine Checkliste:

0 Allgemein
Frage nach der Anreise, ggf. Parkplatz, Kaffee oder Softgetränke anbieten

1. Vorstellen der Gesprächsteilnehmer
Name und Position, etwas Persönliches zur Auflockerung und warum beim Gespräch dabei

2. Informationen über den Gesprächsablauf
Kurzschilderung des Auswahlverfahrens (ggf. Bewerbungsanzahl, Anzahl der Gespräche, Erst- und Zweitgespräche, ggf. AC, Einstellungsentscheidung und Zielsetzung und Zeitplanung für dieses Gespräch

2.0 Notizen durch die Interviewer
Information des Bewerbers, dass jeder sich Notizen machen kann.

2.1 Bewerber schildert Lebenslauf
Information des Bewerbers, dass zum persönlichen Kennenlernen er seinen Lebenslauf kurz schildern soll und besonders die Gelegenheit nutzen sollte, auf Ziele für Veränderungen einzugehen

2.2 Fragen zum Lebenslauf und Werdegang
Information des Bewerbers, dass der Unternehmensvertreter zum Lebenslauf und seiner Person Fragen stellen wird

2.3 Vorstellung des Unternehmens / Position
Um dem Bewerber weitere Hintergrundinformationen über das Unternehmen und die Branche, besonders aber über die zu besetzende Stelle

2.4 Fragen des Bewerbers

3. Kurztest

Sympathie | gegeben | Nein

Blickkontakt | Ja | teilweise | Nein

 

Informationen über das Unternehmen
Eine allgemeine Vorstellung des Unternehmens und ein Bezug des Unternehmens zur Branche mit einer möglichen Position sollte erläutert werden.

Neben einem Rückblick in die Vergangenheit des Unternehmens gehören auch eine Zukunftsprognose und Informationen über die kurz- und mittelfristige Zielsetzung hinzu.

U.U. können Unternehmens- und Führungsgrundsätze angesprochen und vorgestellt werden

Bei der Beschreibung der zu besetzenden Position sollte der Bereich/die Abteilung/die Gruppe kurz durch ein Organigramm vorgestellt werden. Die Stellenbeschreibung sollte Gegenstand des abschließenden Gespräches (Zweitgespräch oder Gespräch nach AC) sein.

Zum Abschluss sollte eine Unternehmensbroschüre und bei Vorstellungsgesprächen auf Managerebene der letzte veröffentlichte Jahresabschluss dem Bewerber mitgegeben werden.

Fragen des Bewerbers
Alle Fragen des Bewerbers sollten vollständig beantwortet und geklärt werden. Ggf. bei der Gehaltsfrage mit einem Hinweis auf das nächste Gespräch. Ich empfehle alle Fragen kurz zu notieren.

Weitere Vereinbarung
Zum Schluss sollte ein Kurzfeedback gegeben und das weitere Vorgehen abgesprochen werden.


Das strukturierte Bewerberinterview
Im Bewerberauswahlverfahren wird immer häufiger ein strukturiertes Interview für die Bewerberauswahl gewählt. Dieses hat unterschiedliche Gründe, ein Assessment-Center (AC) ist vom Aufwand sehr teuer und personalintensiv.

Durch den Einbau von Praxisphasen in und Situationsaufgaben in das klassische Vorstellungsgespräch soll eine größtmögliche Sicherheit und derselbe Nutzen wie bei einem Auswahlverfahren mit einem AC erreicht werden. Gleichzeitig sollte die AC-Objektivität durch ein Vier-Augen-System gewährleistet werden, d.h. immer mindestens zwei Unternehmensvertreter nehmen an diesem Gespräch teil. Hierbei können auch unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden, z.B.

Erstgespräch Personalreferent

SB Personalauswahl

 

Zweitgespräch Personalreferent

Abteilungs- oder Gruppenleiter

Das strukturierte Bewerberinterview gliedert sich wie das klassische Vorstellungsgespräch in

1. Vorbereitung

2. Einleitung

3. Fragen an den Bewerber

mit Praxis- und Situationsfragen / -aufgaben

4. Informationen über das Unternehmen

5. Fragen des Bewerbers

6. weitere Vereinbarungen

Die Vorbereitung
Mit dem Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle und dem Ergebnis der Analyse der Bewerbungsunterlagen sollte aus dem Fragenkatalog die entsprechenden Fragen herausgesucht werden.

Weiterhin ist die Unternehmenspräsentation und ggf. Unterlagen oder Informationsbroschüren zu überdenken. Die Unternehmenspräsentation als Visitenkarte des Unternehmens mit der Informationsbroschüre muss geübt sein. Auch sollte der kompetente Unternehmensvertreter für Fragen des Bewerbers über das Unternehmen und die aktuellen Entwicklungen des Unternehmens und der Branche bestens informiert sein.

Z.B. werden von Großunternehmen oder Gesamtverbänden der Branche Informationsblätter / Presse-zusammenschnitte erstellt, der Personalauswähler sollte in diese Verteiler mit aufgenommen werden.

Beim strukturierten Bewerbungsinterview sollen durch Praxis- und Situationsaufgaben Teilbereiche des AC-Testverfahrens angewandt werden. D.h. das Sie eine Konfliktsituation, Präsentationssituation oder eine Entscheidungssituation bewusst in dieses Gespräch einbauen. Z.B.

Verkaufen Sie mir einen Kugelschreiber?

Wie würden Sie eine Schulungsveranstaltung vorbereiten?

Was sind die wichtigen Dinge für ein Mitarbeitergespräch?

Ich empfehle höchstens 3 Bewerbungsgespräche an einem Tag, hierbei sollten 30 Minuten Vorbereitung, Gesprächsdauer von 60 bis 120 Minuten und mindestens 15 Minuten Nachbereitung eingeplant werden.

Auch bei dieser Gesprächsdauer reichen 15 Minuten Nachbereitung, weil durch zwei Gesprächspartner sich während des Bewerberinterviews Notizen angefertigt werden sollten. Die Nachbereitungszeit ist mehr als Abstimmungszeit zwischen den beiden Gesprächspartnern zu sehen.

Die Einleitung
Die Einleitung sollte den Unternehmensvertretern und dem Bewerber die Möglichkeit des „frei Redens“, d.h. in der Präsentationstheorie benötigen alle Beteiligten ca. 5 bis 10 Minuten um sich auf dieses Gespräch einzustellen.

Hierzu dient die Einleitungsphase hervorragend. Weiterhin soll durch eine Kurzvorstellung der Unternehmensvertreter und des Gesprächsablaufes sowie der weiteren Vorgehensweise Spannungen und Ängste beim Bewerber abgebaut werden. Hier eine kleine Checkliste :

0 Allgemein
Frage nach der Anreise, ggf. Parkplatz, Kaffee oder Softgetränke anbieten

1. Vorstellen der Gesprächsteilnehmer
Name und Position, etwas Persönliches zur Auflockerung und warum beim Gespräch dabei

2. Informationen über den Gesprächsablauf
Kurzschilderung des Auswahlverfahrens (ggf. Bewerbungsanzahl, Anzahl der Gespräche, Erst- und Zweitgespräche, ggf. AC, Einstellungsentscheidung und Zielsetzung und Zeitplanung für dieses Gespräch

2.0 Notizen durch die Interviewer
Information des Bewerbers, dass jeder sich Notizen machen kann.

2.1 Bewerber schildert Lebenslauf
Information des Bewerbers, dass zum persönlichen Kennenlernen er seinen Lebenslauf kurz schildern soll und besonders die Gelegenheit nutzen sollte, auf Ziele für Veränderungen einzugehen

2.2 Fragen zum Lebenslauf und Werdegang
Information des Bewerbers, dass der Unternehmensvertreter zum Lebenslauf und seiner Person Fragen stellen wird

2.3 Vorstellung des Unternehmens / Position
Um dem Bewerber weitere Hintergrundinformationen über das Unternehmen und die Branche, besonders aber über die zu besetzende Stelle

2.4 Fragen des Bewerbers

3. Kurztest

Sympathie | gegeben | Nein

Blickkontakt | Ja | teilweise | Nein

Fragen an den Bewerber

mit den Praxis – und Situationsaufgaben

Informationen über das Unternehmen
Eine allgemeine Vorstellung des Unternehmens und ein Bezug des Unternehmens zur Branche mit einer möglichen Position sollte erläutert werden.

Neben einem Rückblick in die Vergangenheit des Unternehmens gehören auch eine Zukunftsprognose und Informationen über die kurz- und mittelfristige Zielsetzung hinzu.

U.U. können Unternehmens- und Führungsgrundsätze angesprochen und vorgestellt werden

Bei der Beschreibung der zu besetzenden Position sollte der Bereich/die Abteilung/die Gruppe kurz durch ein Organigramm vorgestellt werden. Die Stellenbeschreibung sollte Gegenstand des abschließenden Gespräches (Zweitgespräch oder Gespräch nach AC) sein.

Zum Abschluss sollte eine Unternehmensbroschüre und bei Vorstellungsgesprächen auf Managerebene der letzte veröffentlichte Jahresabschluss dem Bewerber mitgegeben werden.

Fragen des Bewerbers
Alle Fragen des Bewerbers sollten vollständig beantwortet und geklärt werden. Ggf. bei der Gehaltsfrage mit einem Hinweis auf das nächste Gespräch. Ich empfehle alle Fragen kurz zu notieren.

Weitere Vereinbarung
Zum Schluss sollte ein Kurzfeedback gegeben und das weitere Vorgehen abgesprochen werden.


Tabubereiche im Vorstellungsgespräch

Durch unser Grundgesetz und die Rechtsfortschreibung dürfen im Zusammenhang mit einem Bewerberauswahlverfahren keine Fragen, im persönlichen Gespräch oder in Personalfragebögen etc., gestellt werden, die nicht zur Beurteilung bei der genauen Stellenausschreibung erforderlich sind.

Allgemein gelten folgende Themengebiete als Tabu:

Heirat und Heiratsabsichten

Schwangerschaft und Familienplanung

Beruf und Hobby des Partners/der Partnerin

Parteiengagement und Zugehörigkeit

Gewerkschaftsengagement und Zugehörigkeit

Religionszugehörigkeit

Tätigkeit für das Ministerium für Staatssicherheit (MfS)

frühere Krankheiten

Freizeitgestaltung

Vermögensverhältnisse / Schulden

aktuelles Gehalt

Abweichend von dieser Aufstellung können z.B. bei Tendenzbetrieben (z.B. kirchlicher Trägerschaft) oder bei Finanzdienstleistern (Zuverlässigkeitsprüfung) die o.g. allgemeinen Tabuthemen aufgeweicht werden.

Ist diese Frage und die Antwort des Bewerbers entscheidend für die Einstellungsentscheidung, so sollte dieses entsprechend vermerkt sein. Eine Stellenbeschreibung und das entsprechende Anforderungsprofil können hier sehr helfen.

Frage nach Schwerbehinderung
Die Frage nach einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung wurde in mehreren Instanzen für uneingeschränkt zulässig erklärt. Die unrichtige Beantwortung kann die Anfechtung des Arbeitsvertrages nach § 123 BGB rechtfertigen.
(BAG vom 05.10.1995, 2 AZR 923/94)

Frage nach dem aktuellen Gehalt
Diese Frage muss vom Bewerber nur dann wahrheitsgemäß beantwortet werden, wenn die bisherige Vergütung für die erstrebte Stelle eine eigene Aussagekraft hat und für die erforderlichen Qualifikationen relevant ist.
(BAG vom 19.05.1983, 2 AZR 171/81)

Unter normalen Umständen gehört diese Frage zur Individualsphäre des Bewerbers und ist damit Tabu.

Frage nach Vorstrafen
Auch hier kommt es auf eine Einzelfallbetrachtung an. Ausschlaggebend ist nicht die Absicht des Arbeitgebers, sondern bei einer objektiven Betrachtungsweise der Stellenanforderung, ob diese Frage zulässig ist. Z.B. darf ein Berufskraftfahrer nach Verkehrsstraftaten oder ein Kassierer nach Vermögensstraftaten gefragt werden.

Frage nach Schulden
Diese Frage ist bei einer Verknüpfung mit Lohnpfändungen oder Lohnabtretungen zulässig, weil beides eine erhebliche Mehrarbeit für den Arbeitgeber bedeutet.
Nach zu erwartenden Lohn- oder Gehaltspfändungen darf der Bewerber nicht gefragt werden