Tipps und Hinweise zu Telefonaten
Telefonkontakt durch den Arbeitgeber
Der Telefonkontakt wird oft als die erste Kontaktaufnahme des Arbeitgebers genutzt. Es ist im Prinzip eine Kurzform des Vorstellungsgespräches. Ihr potentieller Arbeitgeber möchte sich während des Telefonats einen ersten Eindruck über Sie verschaffen. Damit dieser erste Eindruck positiv ausfällt, sollten Sie sich auf ein solches Gespräch vorbereiten. Oft gibt der Arbeitgeber Ihnen die Chance dafür, indem er Ihnen einen Termin mitteilt. Eventuell will er Sie aber auch unvorbereitet in einer Alltagssituation anrufen. So bekommt er weitere Informationen über Ihr Umfeld und Verhalten.
Überlegen Sie sich bereits vor dem Telefonat, was Sie Ihren potentiellen Arbeitgeber fragen möchten und was Sie sonst erwähnen wollen. Die Fragen sollten offen und nicht einfach nur mit „Ja“ und „Nein“ zu beantworten sein. Machen Sie sich am besten vor dem Telefonat eine Liste. Diese sollten Sie während des Telefonates zur Hand haben. So können Sie jederzeit überblicken, welche Themen Sie noch besprechen wollen. Anhand dieser Liste verschaffen Sie sich ein wenig Sicherheit und vermeiden unangenehme Pausen während des Telefonates.
Es macht einen guten Eindruck, wenn Sie sich vor dem Gespräch über das Unternehmen genauer informiert haben. Zeigen Sie diese Kenntnisse und dass Sie an dem Unternehmen interessiert sind. Dieses ist gut durch die vorher überlegten Fragen möglich.
Es ist absolut notwendig, dass dieser Telefonkontakt in einer ruhigen Umgebung statt findet. Durch laute Hintergrundgeräusche fällt es zum einen Ihnen schwer Ihren Gesprächspartner zu verstehen und zum anderen wirft es einen schlechten Eindruck auf Sie. Daher sollte der Telefonkontakt also nicht von einem Handy aus dem Auto oder anderen lärmvollen Orten geführt werden.
Seien Sie auch selbst in ruhiger Verfassung. Sie sollten sich in Ihrem Terminplan genügend Zeit für das Telefongespräch eingeplant haben. Sollten Sie unter Stress oder Zeitdruck stehen, so macht sich das auch meist in dem Gespräch bemerkbar.
Ihr Sprachstil sollte dem Unternehmen angepasst und Sie stets freundlich und höflich sein. So schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und wecken bei Ihrem Gesprächspartner Sympathien. Tun Sie nichts, was Sie in irgendeiner Weise beeinträchtigen könnte. Rauchen, Essen, Trinken oder andere Tätigkeiten, die Sie eventuell ablenken, sind während des Gesprächs tabu!
Während des Telefonates sollten Sie alle Ihre Unterlagen vor sich liegen haben. Dazu gehören Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, Ihr Terminkalender, eventuell ein kurzes Unternehmensprofil und natürlich Ihr vorher angefertigter Gesprächsleitfaden. So können Sie bei Rückfragen sofort in Ihren Unterlagen nachschlagen und verlieren nicht den Überblick. Auch eventuelle Terminvorschläge, wie für ein Vorstellungsgespräch, können Sie auf diese Weise ohne langes Überlegen abklären.
Alle Ihre Antworten sollten sich auf das Wesentliche beschränken und es sollte immer ein deutlicher Bezug zu Ihrer Bewerbung, der angebotenen Stelle oder den Fragen Ihres Gesprächpartners zu erkennen sein. Schweifen Sie nicht zu weit von den entsprechenden Themen ab.
Telefonkontakt bei Initiativbewerbungen
Wenn Sie eine Initiativbewerbung an ein Unternehmen geschickt haben, sollten Sie nach etwa zwei bis drei Wochen nach dem Versandt der Bewerbung bei dem Unternehmen nachhaken, wenn sie noch keine Antwort bekommen haben.
Lassen Sie sich bei diesem Telefonat in die Personalabteilung, oder zu der Person, die Sie angeschrieben haben, durchstellen. Geben Sie in jedem Fall den Grund Ihres Anrufes an. So stellen Sie sicher, dass Sie richtig weitergeleitet werden.
Dort sollten Sie nach dem aktuellen Stand und dem Verbleib Ihrer Bewerbung fragen. Vergessen Sie nicht, dass Ihre Bewerbung mit ziemlicher Sicherheit nicht die einzige war. Stellen Sie sich deshalb kurz und deutlich vor und sagen Sie worum es geht. Die o.g. Vorbereitungspunkte gelten auch für diese Art von Telefonkontakt. Sie sollten diese also in jedem Fall berücksichtigen.
Im besten Fall bekommen Sie eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Es ist jedoch auch möglich, dass Ihr potentieller Arbeitgeber vorab mit Ihnen wie o.g. ein Telefonat führen möchte.
Sollte Ihre Bewerbung noch nicht bearbeitet worden sein, oder man sagt Ihnen, dass noch keine näheren Entscheidungen getroffen wurden, fragen Sie nach, ab wann Sie mit einer rechnen können und wie der weitere Bearbeitungsprozess abläuft.
Telefonkontakt als erste Initiative
Im Vorfeld einer Bewerbung können Sie sich auch zuerst telefonisch bei einem Unternehmen melden. Geben Sie in der Zentrale den Grund Ihres Anrufes an und bitten Sie darum, dass man Sie mit der entsprechenden Abteilung oder mit der bearbeitenden Person verbindet.
Machen Sie zunächst deutlich, dass Sie Interesse an dem Unternehmen haben und darauf folgend stellen Sie sich, Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse vor. Der Inhalt eines solchen Gesprächbeginns ist ähnlich mit dem eines Bewerbungsanschreibens. Sie sollten Ihren Beruf und Ihre Qualifikationen nennen und die Sie interessierenden Bereiche und Positionen erwähnen. Fragen Sie, ob in dem Unternehmen solche Stellen in näherer Zukunft zu besetzen sind und ob es sich lohnt Ihre Bewerbungsunterlagen zu verschicken.
Sollten Sie Ihre Bewerbung aufgrund dieses Telefonates an das Unternehmen senden, so Fragen sie am besten noch mal nach dem Namen und notieren sich diesen. In Ihrer Bewerbung sollten Sie auf dieses Telefonat verweisen. Es wäre sehr unangenehm und würde negativ auffallen, wenn Sie diesen Namen falsch verstanden haben.
Aufgrund solcher Telefonkontakte verschicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen nur an Unternehmen bei denen Sie sich ein wenig mehr Erfolg erhoffen können, da man bei Initiativbewerbungen meist eine Vielzahl von Absagen erhält.