Information zur Erstatung von Kosten

Sie tragen die Kosten für Ihre Bewerbung, d.h. alle Kosten für Recherche und die Bewerbungsunterlagen (Kopien und Lichtbild) sowie für die SCHUFA-Auskunft oder ein polizeiliches Führungszeugnis.

Wenn der Arbeitgeber Sie zu einem persönlichen Gespräch einlädt, dann sind diese Kosten (auf Veranlassung des Arbeitgebers) vom Arbeitgeber zu ersetzen.

Die Arbeitgeber gehen hier meistens von Ihren betrieblichen Reisekostenvereinbarungen (Bahnfahrt 2. Klasse) aus.

Die Abrechnung nach betrieblichen Vereinbarungen oder keine Abrechnung können für das Bewerbungsverfahren nur zugrunde gelegt werden, wenn dieses dem Bewerber vorher ausdrücklich und eindeutig im Einladungsschreiben mitgeteilt wurde.

Kommt das Vorstellungsgespräch auf Veranlassung bzw. auf Einladung des Arbeitgebers zustande, entsteht ein auftragähnliches Rechtsverhältnis (§§ 662 ff BGB), welches den Arbeitgeber nach § 670 BGB zur Aufwandsentschädigung verpflichtet.

Rechtlich gilt, dass der Arbeitgeber die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, die dem Bewerber durch die Wahrnehmung des Vorstellungsgespräches entstehen, ersetzen muss. Hierunter fallen:

Fahrtkosten
(0,30 €/je km Privatfahrzeug, Bahnfahrt 2. Klasse – ab 300 km 1. Klasse, Flug EconomyClass – nach Absprache -, zzgl. der Taxi- und Parkkosten) gegen Beleg

Übernachtungskosten
(Im üblichen Rahmen und nach Hierarchiestufe sollte die Übernachtung angemessen gebucht und bezahlt werden).

Verpflegungskosten
(Hier wird von den Gerichten eine Angemessenheit verlangt, die durch die gesetzlichen Pauschalen abgegolten wird).

Begründung einer Ersatzpflicht
Veranlasst der Arbeitgeber die persönliche Vorstellung, hat er die dem Bewerber entstehenden Kosten zu erstatten. Eine Erstattungspflicht entsteht z. B. bei folgenden Formulierungen:

„Sie werden gebeten, zu einem Gespräch zu erscheinen.“
„Wir laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch am …. ein.“
„Wir stellen Ihnen anheim, sich persönlich vorzustellen.“
„Eine unverbindliche Rücksprache führen wir auf Ihren Wunsch gerne durch.“

Im Grundsatz ist davon auszugehen, dass Vorstellungskosten nicht nur bei ausdrücklicher Aufforderung zur Vorstellung zu erstatten sind. „Es reicht aus, dass der Bewerber sich mit Wissen und Wollen des Arbeitgebers vorstellt, auch wenn die Anregung zur Vorstellung von Ihnen ausgegangen ist.“ (LAG Nürnberg vom 25.07.1995).

Eine Kostenerstattungspflicht kommt auch in Betracht, wenn Sie zu einem vom Arbeitgeber veranlassten Gespräch anreisen, das aufgrund Verschuldens des Arbeitgebers nicht zustande kommt (ArbG Solingen vom 12.05.1980 – 2 Ca 540/79 -, ARST 1981, 29).

Ausschluss einer Erstattungspflicht
Erscheinen Sie zu einem Vorstellungsgespräch, ohne dass der Arbeitgeber dies veranlasst hat oder wurde er durch Vermittlung des Arbeitsamtes „zugewiesen“, so hat der Arbeitgeber die Vorstellungskosten nicht zu erstatten.

Der Arbeitgeber kann die Kostenerstattungspflicht zulässigerweise (ArbG Kempten vom 12.04.1994 – 4 Ca 720/94 -) im Vorwege etwa durch folgende Klauseln ausschließen oder beschränken:

„Vorstellungskosten werden nicht erstattet“ oder
„Fahrtkosten werden bis zur Höhe der Kosten einer Bundesbahnfahrkarte 2. Klasse erstattet, sonstige Vorstellungskosten in angemessenem Umfang gegen Vorlage der Belege.“

Achtung: „Gefährliche“ Formulierungen
Die folgenden Originalzitate aus Stellenanzeigen begründen nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte eventuell für jeden Interessenten einen Anspruch auf Zahlung der gesamten Vorstellungskosten:

„Nähere Informationen im persönlichen Gespräch (Fahrtkosten werden erstattet).“
„Besuchen Sie uns, wenn Sie sich für die Aufgabe interessieren.“

Höhe der Ersatzpflicht
Grundsätzlich sind alle (angemessenen) Kosten zu erstatten, die Sie nach den Umständen für erforderlich halten dürfen. Dies schließt z. B. Fahrtkosten und Mehrkosten für Verpflegung und Übernachtung ein (BAG vom 29.06.1988 – 5 AZR 433/87 -, NZA 1989, 468). Bei entsprechender Formulierung (z. B. „Kosten werden erstattet“) sind die Gesamtvorstellungskosten zu erstatten.

Einen Anhaltspunkt für die Angemessenheit der zu erstattenden Kosten gibt die Reisekostenregelung für den öffentlichen Dienst oder gegebenenfalls der lohnsteuerliche Pauschalbetrag (LAG Frankfurt vom 06.08.1980 – 10 Sa 849/79 -, DB 1981, 1000).

Für eine Bundesbahnfahrkarte 2. Klasse ist in der Regel eine Erstattungspflicht gegeben (LAG München vom 30.05.1985 – 9 Sa 986/84 -, LAGE § 70 BGB Nr. 4).

Flugkosten sind hingegen nur zu erstatten, wenn der Arbeitgeber die Übernahme zuvor zugesagt hat (ArbG Hamburg vom 02.11.1994 – 13 Ca 24/94 -, NZA 1995, 428) bzw. wenn es sich um eine besonders qualifizierte Stellung handelt (ArbG Wuppertal vom 28.04.1983 – 2 Ca 926/83 -, DB 1983, 2257).

Kosten für die Benutzung eines eigenen PKWs sind in der Regel nicht zu erstatten (LAG München vom 30.05.1985; LAG Frankfurt vom 06.08.1980; LAG Nürnberg vom 25.07.1990 – 2 Sa 73/94 -).

Ein Anspruch auf Ersatz des Verdienstausfalls besteht in der Regel nicht. Ein solcher Anspruch kann allenfalls dann gegeben sein, wenn der künftige Arbeitgeber Sie trotz dessen Hinweises auf den Verdienstausfall zur Vorstellung aufgefordert hat und Sie von dem bisherigen Arbeitgeber Fortzahlung der Vergütung nicht verlangen können.

Ersatz durch das Arbeitsamt / lohnsteuerliche Behandlung / Verjährung / Pfändbarkeit
Kann der Arbeitgeber Vorstellungskosten nicht erstatten, sollten Arbeitslose bzw. von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitssuchende darauf hingewiesen werden, dass das Arbeitsamt gegebenenfalls nach § 45 SGB III einen Zuschuss zu den Bewerbungskosten leistet.

Nach dieser Bestimmung können Arbeitslose und von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitssuchende sowie Ausbildungssuchende zur Beratung und Vermittlung unterstützende Leistungen erhalten, soweit der Arbeitgeber gleichartige Leistungen nicht oder voraussichtlich nicht erbringen wird und sie die erforderlichen Mittel nicht selbst aufbringen können. Als unterstützende Leistungen können Kosten

– für die Erstellung und Versendung von Bewerbungsunterlagen (Bewerbungskosten),
– im Zusammenhang mit Fahrten zur Berufsberatung, Vermittlung, Eignungsfeststellung und zu Vorstellungsgesprächen (Reisekosten)

übernommen werden.

Der Antrag auf Erstattung kann nicht im Nachhinein, sondern muss vor dem Entstehen dieser Kosten gestellt werden.

Gemäß § 45 Abs. 1 SGB III können Bewerbungskosten bis zu einem Betrag von 250 € jährlich übernommen werden.

Gemäß § 45 Abs. 2 SGB III können die als Reisekosten berücksichtigungsfähigen Fahrtkosten übernommen werden. Berücksichtigungsfähig sind die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittels anfallenden Kosten der niedrigsten Klasse des zweckmäßigsten, öffentlichen Verkehrsmittels, wobei mögliche Fahrpreisermäßigungen zu berücksichtigen sind.

Bei Benutzung sonstiger Verkehrsmittel ist ein Betrag in Höhe der Wegstreckenentschädigung nach § 6 Abs. 1 des Bundesreisekostengesetzes berücksichtigungsfähig.

Der Bewerber kann alle Bewerbungskosten gegenüber dem Finanzamt als Werbungskosten geltend machen. Für Aufwendungen, die einem Bewerber für seine Vorstellungsgespräche entstehen, kann steuerfreier Aufwendungsersatz geleistet werden (SBMF-Schreiben vom 13.11.1991; STED 1991, 417).

Der Anspruch auf Erstattung der Vorstellungskosten verjährt gemäß § 196 Abs. 1 Nr. 8 und 9 BGB nach 2 Jahren.